In der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:

Sachbearbeiter*in (m/w/d) im Prüfungsamt

Kennziffer: Tech23152

• Start: nächstmöglich
• Vollzeit (Teilzeit möglich)
• Vergütung nach E9a TV-L
• befristet

An der Universität Bielefeld erhalten Sie die einmalige Gelegenheit, an der Gestaltung einer modernen human­medizinischen Fakultät mitzuwirken. Der Lehrbetrieb der Medizinischen Fakultät und des Universitätsklinikums OWL der Universität Bielefeld wurde im Wintersemester 2021/22 aufgenommen. Als Stelleninhaber*in sind Sie im Team der Medizinischen Fakultät OWL am Aufbau der Fakultät beteiligt und unterstützen den Studienbetrieb. Als Mitarbeiter*in des Prüfungsamtes sind Sie Anlaufstelle für Studierende und Lehrende in allen Prüfungsangelegenheiten sowie bei Fragen zu den jeweils geltenden Ordnungen.

Zur Unterstützung bei der Organisation und dem Aufbau des Prüfungsamtes sucht unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sachbearbeiter*in im Umfang einer Vollzeitstelle.

• Prüfungsorganisation und -verwaltung (60 %)
• Organisation der Prüfungsverfahren in Zusammenarbeit mit der Modulkoordination: Anmelde- u. Zulassungsverfahren, Erstellung der Prüfungsdokumente, Organisation des Caterings und Techniksupport
• Fristenüberwachung, Bearbeitung von Anträgen, Beratung von Studierenden
• Verwaltung der Prüfungsleistungen
• Erstellung von Bescheinigungen und Transkripten und Vorbereitung von Abschlussdokumenten

• Grundsatzangelegenheiten (25 %)
• Anwendung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen für den Modellstudiengang Medizin und der Fächerspezifischen Bestimmungen für das Bachelorstudium
• Unterstützung bei der Ermittlung von Sach- und Rechtsgrundlagen und Klärung von Rechtsfragen

• sonstige Aufgaben (15 %)
• Aktenführung und deren Archivierung unter Anwendung der geltenden Richtlinien, Erstellung von Statistiken und Übersichten
• Gremienunterstützung (Unterstützung bei der Vorbereitung und Versand von Unterlagen, Protokollierung von Sitzungen)

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungswirt*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• mindestens einjährige Berufserfahrung
• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und zielorientierten Arbeiten in komplexen Arbeitssituationen
• hohe Sozialkompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsgeschick und Einsatzfreude
• gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
• sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office)
• Gender- und Diversitykompetenz

Das wünschen wir uns

• Erfahrung in der Hochschulverwaltung und Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs
• mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mit Bezug zum ausgeschriebenen Aufgabenfeld
• gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse im Umgang mit Studien- und Prüfungsordnungen

• Vergütung nach E9a TV-L
• befristet bis zum 31.12.2027 (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)
• Vollzeit (Teilzeit möglich)
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund), gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)