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Als forschungsstarke Universität mit internationaler Ausstrahlung und innovativen Lehrkonzepten leistet die Universität Bielefeld einen wichtigen Beitrag zu einer fortschrittlichen und partizipativen Wissensgesellschaft. Sie ist ein attraktiver, familiengerechter Arbeits- und Studienort, der sich durch eine offene Kommunikationskultur, gelebte Interdisziplinarität, Vielfalt und die Freiheit zur persönlichen Entfaltung auszeichnet.

Die Universität Bielefeld wurde im Jahr 1969 mit explizitem Forschungsauftrag und hohem Anspruch an die Qualität einer forschungsorientierten Lehre gegründet. Mit rund 25.000 Studierenden umfasst sie heute 14 Fakultäten. Als Volluniversität bietet sie ein differenziertes Fächerspektrum in den Geistes-, Natur, und Technikwissenschaften sowie in der Medizin.

Im Wissenschaftlichen Personalrat (WPR) ist die folgende Position zu besetzen:

Assistent*in bzw. Sekretär*in (m/w/d)
Kennziffer: Tech21899 | Start: nächstmöglich | Vollzeit | Vergütung nach E9a TV-L | unbefristet

Der wissenschaftliche Personalrat (WPR) ist die erste Anlaufstelle bzw. die Vertretung für die Belange der wissenschaftlich und künstlerisch Beschäftigten der Universität Bielefeld. Aktuell setzt sich der WPR als gewählte Interessenvertretung aus 15 Personalratsmitgliedern zusammen, die sich vor allem ehrenamtlich für ihre Kolleg*innen einsetzen.
Aufgaben
  • Vor- und Nachbereitung der Sitzungen und Besprechungen des Personalrates der wissenschaftlichen und künstlerisch Beschäftigten, inkl. Protokollführung (50 %)
    • Mitwirkung bei der Bearbeitung von Personalratsvorlagen
    • Systematisierung, Organisation und Verwaltung der elektronischen Ordnerstruktur/Aktenablage
    • Terminmanagement, Wiedervorlagen
  • allgemeine Sekretariatsaufgaben (25 %)
    • verwaltungsmäßige Betreuung der Büroablage und des Gremiums
    • Nachhalten des Mittelabflusses im Rahmen der vorhandenen Haushaltsmittel
    • Beschaffungsmaßnahmen sowie Buchung von Fortbildungen und Dienstreisen
  • Rechercheaufgaben zu themenspezifischen Hintergrundinformationen sowie Einholen und Aufbereiten von relevanten Daten als Entscheidungsgrundlage für das Gremium (10 %)
  • Anlaufstelle des Personalrates der wissenschaftlichen und künstlerisch Beschäftigten: Erstkontakt und Vermittlung an die einzelnen Personalratsmitglieder bei Fragen der Mitarbeiter*innen (10 %)
  • Weiterführung und Ausbau eines Aktenführungssystems (2,5 %) und Betreuung der Homepage sowie des Share-Laufwerks (2,5 %)

Profil Das erwarten wir
  • abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
  • vertiefte Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats oder in der Assistenz an verantwortlicher Stelle
  • Erfahrungen im Umgang mit Digitalisierungsprozessen
  • sehr gute Kenntnisse der klassischen MS-Office-Anwendungen sowie versierter Umgang mit Internet-Tools und moderner Informationstechnologie
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fähigkeit zum selbstständigen, sorgfältigen und strukturierten Arbeiten sowie Organisationsgeschick
  • ausgeprägte Kommunikationskompetenz und Teamfähigkeit
  • Verantwortungsbewusstsein, Verschwiegenheit und Zuverlässigkeit
  • sozial einfühlsames und kompetentes Verhalten im Umgang mit Menschen, auch in schwierigen Lebenslagen

Das wünschen wir uns
  • Erfahrung mit der Umstellung auf digitale Verwaltungsprozesse
  • Erfahrung in der Pflege einer Homepage (Kenntnisse des CMS Roxen)
  • Kenntnisse in SAP SRM
  • Vertrautheit im Umgang mit rechtlichen Bewertungen und deren Recherche

Wir bieten
  • Vergütung nach E9a TV-L
  • unbefristet
  • Vollzeit
  • interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
  • Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
  • flexible Arbeitszeiten
  • Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund)
  • betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
  • kollegiale Zusammenarbeit